No82・・・証憑
証憑とは、取引の事実を示す証拠資料や証明書類のことで、
証憑は会計処理をする際の仕訳のもとになったものであり、
証憑は、経理処理の原点でもあるので、証憑の保管は、
日付や通し番号で管理し必要時に何時でも誰でも照会・確認できる
工夫が証憑の整理保存には必要です。
ちなみに、証憑の読み方は、｢しょうひょう｣で、証憑の意味は、事実を証明するものや
根拠となるものという意味であり、証票と証憑違いは、証票は、事実を証明する為に書き記された
文書のことであり、証憑を英語で表現すると、documented evidenceやvoucherとなります。
この証憑は、整理する分類基準を設けて、それぞれの分類基準毎に
整理・保存をしますが、例えば領収書などの証憑は、台紙などに、
日付順・発生順等で月単位にごとに整理・保存し、証憑の内容に
応じた保存方法が必要になります。
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また、証憑は、クライアント等の取引先との取引内容照会や、
税務調査時に、その取引が本当に行われたのかどうかの取引の正当性を
示す重要な資料となります。
そして、証憑や書類の保存期間は、種類毎に法令で定められており、
証憑や書類の保存期間としては、10年間か7年間か3年間の保存期間が多く、
10年間保存すべき証憑や書類としては、株主総会議事録・取締役会議事録・
財務諸表である決算書（貸借対照表・損益計算書・株主資本等変動計算書）・
総勘定元帳などがあり、このうち決算書や会計帳簿である総勘定元帳は
法人税法では７年間の保存となっています。
このように、証憑や書類の内容ごとに保存期間は法律で定められていますが、
財務諸表や総勘定元帳などの重要な書類については保存期間に関わらず
永久に保存すべきです。
尚、証憑の主なものとしては下記のようなものがあります。
①領収書（控）
②請求書（控）
③預金通帳
④領収書
⑤請求書
⑥小切手帳（控）
⑦納品書（控）
⑧請求書（控）
⑨注文書
⑩金銭消費貸借契約書
⑪借入返済予定表
⑫契約書
⑬見積書
⑭売上伝票・レジシート
⑮棚卸表
ちなみに、最近は、e-文書法(電子文書法)の施行に伴い、会社法や税法で保管が義務づけられている
証憑も、紙で作成された書類をスキャナで読み込んで電子ファイルに変換して保存する企業も増えています。
■証憑に関する事項
・証憑電子化に関するe-文書法の基本的な考え方としては、
文書の電子保存を認めるということです。
・証憑整理の基本としては、番号を付けて、番号は月ごとにその月の１日を一番として連番で整理することです。
証憑に関連する用語やページ
※在庫管理、適正在庫、予算編成、予算
※会計事務所の仕事
※会計事務所の経営(クライアントが求めている質の高いサービス)
※資格神話の崩壊
※アウトソーシングとルーチン業務