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■総務部の役割
総務部の役割とは、企業全体のことを考えて業務を遂行することで、このような視点や
考え方が総務部の社員に備わっていなければ、総務部の仕事は務まらないでしょう。
また、総務部は、企業においては縁の下の力持ちであり、企業の土台ともいうべき役割を
担っているのです。
そして、総務部の役割には、会社の全ての組織と密接に関係する幅広い業務範囲があり、
総務部の仕事は経営活動において無くてはならない必要不可欠な業務といえます。
この総務部では、会社を代表して社外への窓口となる業務が多いので、企業全体のことを
考慮して行動することが求められます。
また、総務部の役割には、会社全体を見渡して、必要に応じて各部門へ助言をしたりする
ケースもありますので、総務部の社員は、幅広い知識を持ち、会社の業務全般を理解し、
臨機応変に行動することが求められるのです。
なお、企業に人事部が無い場合の総務部の役割には下記の様な業務があります。
総務部の主な業務
①経営補佐管理業務
②他部門のサポート業務
③対外的活動業務(交渉・折衝・交際等)
④人材活用、人材開発、人事評価制度設計、人事評価
⑤資産管理、法務、株式の管理
⑥就業規則、賃金規則、給与計算、人件費管理、社会保険業務
⑦株主総会の準備運営、取締役会の準備運営、経営会議の準備運営
⑧従業員の就業安全業務
⑨労使関係業務、福利厚生業務
⑩各種契約締結
また、総務の仕事をするうえで、総務部長や総務部スタッフに
必要なスキルとしては、次のようなものがあります。
総務部長や総務部スタッフに必要なスキル
①交渉力と説得力
②コミュニケーションスキル
③文書作成力
④行動力
⑤利害調整力
⑥トラブル処理能力
⑦企画立案能力
⑧計画や企画書を表現するスキル
⑨経営感覚
⑩総務業務に必要な専門知識
■お勧めビジネスコラム
・いまさら聞けない財務の話し
・内外環境分析どこから手をつけるべきか
・財務管理の基礎知識が身についていますか？
ところで、現代は変革の時代ともいえ、企業も様々なリスクに直面しています。
このような内外のリスクに対応するリスクマネジメントも重要な総務部の役割です。
企業のリスクマネジメントとは、経営活動をする上で、経営に重大な影響を与える
可能性があるリスクを事前に認識して、そのリスクを評価し、そのリスクにどのように
対応するかをマネジメントすることです。
就業規則に関するトラブルに関しては、就業規則のトラブル事例ありませんかを御覧ください。
このような様々なリスクを想定して対策を考えておくことは、会社にとってリスクヘッジと
なりますので、総務部としては、常日頃から会社の脅威になりそうな事象に対して備えて
おくことが必要になります。
以上のように、総務部の役割である業務は非常に多岐にわたりますが、最も重要な業務は、
どの業務なのでしょうか？
総務部は、特に経営という視点で業務をすることが求められるので、経営に関わる業務が
当然最も重要な業務になるはずです。
では、総務部の経営に関わる業務とは何でしょうか？
それは、経営者を補佐する業務です。
総務部が、率先して、経営者が的確な経営判断を下せる環境をつくったり、
経営者が経営判断を下すための社内外の情報を提供し経営者をサポートすることが
非常に重要な役割といえるでしょう。
経営者に、情報提供する為のスキルが身についていないと感じている方は、
内外環境分析どこから手をつけるべきかの頁を御覧ください。
また、総務部では、経営者や各部門に対して社内外の様々な情報を提供する役割もありますので、
特に、企業における大半の業務を包括するマーケティングを学んでおくと、情報を取捨選択し
必要な情報だけを提供するスキルも身につくでしょう。
更に、会社の財務戦略についても、基本的な知識があれば経営者を補佐する為の助言もできますので、
財務戦略の基本に興味がある方は、財務戦略の考え方知っていますかの頁を御覧ください。
このように、激変する企業の環境化では、ますます総務部の役割が重要になってきますので、
総務部門の業務を、経営という視点で考え、変革する時代へどのように対応すべきかを
考えることが、総務部門には問われています。
なお、お時間があれば、総務に向いている人、総務に不向きな人の記事も御覧ください。