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■予算編成業務の問題と課題
・予算編成業務の問題
予算編成業務の問題と課題が全くない企業は恐らく皆無でしょうが、自社の予算編成業務の
問題と課題が全く認識出来ていない企業はかなりな数に上るはずです。
ちなみに、｢問題｣とは、理想の状態と現実とのギャップのことであり、
｢課題｣とは、問題を解消する為に解決すべきことです。
このように、予算編成業務に限らず、理想の状態を認識していなければ、
現状を見ても、何も問題があることに、気づくはずもありませんので、
自社の予算編成業務の問題を認識出来ていない企業は、理想の予算編成業務や
予算の仕組みを理解していないことになり、予算管理制度の重要なプロセスである、
予算編成業務の見直しも不可能です。
ところで、予算編成業務は、自社のあるべき姿を客観的に示す為の重要な業務です。
しかし、一般的な企業では、予算編成業務が上手く機能しておらず、自社のあるべき姿を
描ききれていない企業が多数あるのが現状です。
ちなみに、ギャップをタイムリーに特定し、直ちにその課題に対する対策を実施できるのが
優れた企業の条件です一般的な企業で作成されている予算の内容と予算実績管理の方法では、
予算と実績のギャップを埋めることは難しいでしょう。
ところで、企業の予算編成業務の壁や障害となっている、予算編成業務が上手く機能していない
企業の現状や問題点の主な事例としては下記の通りです。
予算編成業務が上手く機能していない企業の現状や問題点の主な事例
①予算書の作成は、損益計算書(PL)のみの作成となっている。
②予算書の作成を経営企画室や経理部のみで作成している。
③経営をコントロールする為に必要な、予算統制のことを考慮せず、予算書の作成をしている。
④予算編成手続きの流れ・BS予算の立て方・CF予算の立て方・予算の組み方を把握している社員や
財務を理解している社員がおらず、予算編成の見直しも出来ない状態となっている。
⑤予算の貸借対照表(BS)の重要性を理解している社員や予算の貸借対照表の立て方や作り方を
知っている社員がいない。
⑥予算のキャッシュフロー計算書(CF)の重要性を理解している社員や
予算のキャッシュフロー計算書の作り方を知っている社員がいない。
⑦予算実績管理を実施していなかったり、月次決算の完成が遅すぎる。
⑧損益計算書の項目が、バランスシートの資金や設備等の制約を受けることを
理解している社員がいない。
⑨本来は、中小企業には予算策定は必要ないと思っている経営者や社員が多い。
⑩予算編成の効率化がされておらず、予算編成作業に膨大な時間を要し、
予算編成作業が形骸化し、予算編成手法の見直しも行っていない。
⑪予算策定プロセスや予算策定フローが確立しておらず、予算編成の承認と決定の制度が存在しない。
⑫予算委員会などの機関や予算編成会議が開催されない為に、全社で予算を調整することがない。
⑬経営陣や管理職などのトップマネジメントが、予算の仕組みや予算の重要性を理解していない。
⑭予算管理の仕組みや予算管理制度が確立しておらず、予算をシュミレーションするシステムが
構築されていない。
⑮予算編成方針などの、各予算編成プロセスで、役割分担が明確でない。
⑯予算編成業務のスケジュール化がされておらず、予算編成の流れが不明瞭で、
予算編成過程や予算編成状況が可視化されていない。
⑰予算編成業務のマネジメント経験者がいないので、予算策定システムのマネジメントサイクルがなく、
予算編成マニュアルもない。
⑱在庫管理の方法、貸借対照表の管理、キャッシュフローの管理を理解している社員がいない為、
財務体質改善計画を作成できない。
⑲経営問題と経営課題が予算編成に反映されていない。
⑳経営企画室や経理部の社員が予算の仕組みや利益計画と資金計画の関係を理解しておらず、
予算書の作り方のスキルを身につけていない為、予算編成のポイントも理解していない。
上記のような事例がある背景としては、社内に、企業の予算の仕組みを理解し予算の立て方や
予算の組み方のスキルを身につけている人や企業内における様々な立場の人や部署の役割を
理解している人が、如何に少ないかを示しているともいえます。
もし、社内に、企業の予算の仕組みを理解して予算の立て方や予算の組み方のスキルを
身につけている人や企業内における様々な立場の人や部署の役割を理解している人がいれば、
上記のような事例が企業に存在する事はありえないはずです。
また、理想の予算書の作り方・予算策定プロセス・予算策定のマネジメントサイクルを
理解していなければ、当然、現状の予算策定の手順、予算書の作り方、予算策定の
マネジメントサイクルの何処に問題があるのかも分かるはずがありません。
次に、企業の予算とはどのようなものであるかを認識していない例をあげてみます。
多くの中小企業の経営者や中小企業の経理関係の社員は、経営計画(単年度経営計画・中期経営計画)は、
上場をしている大企業等が作成するもので、中小企業に経営計画が必要な時は、銀行等の金融機関に
融資を申請するときだけだと認識していることです。
しかし、上場をしている大企業や従業員数人規模のどんな企業にも必要な業務に
資金繰りがあります。
その資金繰りに必要な予測資金繰り表を作成するには、下記の項目のように経営計画を作成する際にも
必要な項目が必ず含まれています。
事業計画(単年度経営計画・中期経営計画)を作成する為に必要な主要項目
①売上計画
②仕入・生産計画
③人員計画
④設備投資計画
⑤資金調達計画
⑥販売費及び一般管理費の計画
⑦売上債権回収計画
⑧仕入債務支払計画
⑨棚卸資産回転計画
上記の、事業計画(単年度経営計画・中期経営計画)を作成する為に必要な主要項目は、
予測資金繰り表を作成する際にも、当然必要な項目なので、上記の事業計画を
作成する為に必要な主要項目を盛り込み、予測資金繰り表を作成しているのであれば、
それは、事業計画(単年度経営計画・中期経営計画)を作成している事とほぼ同様のことなのです。
また、上記の事業計画を作成する為に必要な主要項目を作成せずに、予算資金繰り表を
作成する事は不可能なので、もし、上記の項目を全く無視して予測資金繰り表を作成しているとしたら、
その資金繰り表は、全く当てに出来ない資金繰り表ということになります。
このような、予算についての基本的な認識も出来ていなければ、当然、自社の予算編成業務の
問題と課題に気づくことはありえないでしょう。
そして、企業は、売上や利益を計上して終わりではなく、計上した利益を現金として回収して、
企業が事業を継続していく為に必要な設備投資をする等のストックを蓄積し、そして蓄積した
ストックを活用して、更なる売上や利益の向上を目指していくので、企業のあるべき姿を表すものは、
損益計算書だけではなく、貸借対照表やキャシュフロー計算書も必要なことは、
財務を理解している者であれば常識です。
このように、予算編成業務の問題に気づく為には、まずは、予算とはどのようなもの
であるのかを認識し、理想の予算編成業務とはどのようなもので、予算編成業務には、
どのような業務があるのかを知る必要があります。
ちなみに、主要な単年度予算編成業務は下記の通りです。
単年度予算編成の主要業務
①当期着地見込みの作成
②当期着地見込みと予算の差異分析
③予算編成方針素案の作成
④予算編成方針の作成(予算を作成するうえで基本的な考え方を纏めたもの)
⑤予算編成スケジュールの作成
⑥各部門予算編成方針の作成
⑦各種経常予算と資本予算の作成
⑧総合予算(貸借対照表・損益計算書・キャシュフロー計算書・資金繰り表)の作成
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予算とはどのようなものであるのかを認識し、理想の予算策定業務とはどのようなもので、
予算策定業務には、どのような業務があるのかを知ることで、自社の現状の予算編成業務の
問題が顕在化します。
そして、予算編成業務の問題が顕在化すると、結果として予算編成業務のあるべき姿と
現状の予算編成業務のギャップが明らかとなり、そのギャップを解決する為の課題も
明確になります。
例えば、予算編成業務においては、損益計算書を作成するだけでは不十分なので、
予算の貸借対照表や予算のキャッシュフロー計算書を作成出来る社員が必要になりますし、
予算編成業務をマネジメント出来る社員が居なければ、予算編成のマネジメント経験がある社員が
当然必要になります。
このように、予算編成業務に限らず、理想である｢あるべき姿｣が明確になれば、問題が顕在化しますので、
まずは、予算のあるべき姿とは、どのようなもので、予算編成業務のあるべき姿とは、どんなものなのかを
知れば、おのずと、予算編成業務の課題も明確になります。
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